স্প্রেডশিটের ব্যবহার কেবল হিসাবরক্ষকের কাজের জন্য নয়। যেকেউ যেকোনো জায়গায় বসে একে ব্যবহার করে তাদের সময়, শক্তি বাঁচিয়ে কাজের অগ্রগতি করতে পারে। দৈনিক কর্মতালিকা তৈরি থেকে শুরু করে অফিসের যেকোনো কাজেই খুব সুন্দরভাবে স্প্রেডশিট ব্যবহার করা যায়। কতগুলো বহুল প্রচলিত স্প্রেডশিট হলো- মাইক্রোসফট এক্সেল, গুগল স্প্রেডশিট, ডব্লিউ পি এস স্প্রেডশিট, লিবরা অফিস ইত্যাদি।
অফিসের যেকোনো কাজই খুব সুন্দরভাবে স্প্রেডশিটে করা যায়; image source: lifewire.com
এগুলোর মধ্যে আপনার পছন্দের শীর্ষে যদি থাকে গুগল স্প্রেডশিট তাহলে নিজের টিপসগুলো আপনার জন্য-
১.পরিচ্ছন্ন এবং সহজপাঠ্য স্প্রেডশিট
গুগল শিটের সর্বশেষতম আপডেটগুলো আপনার ডেটাকে পরিচ্ছন্ন এবং সুন্দর দেখাতে সাহায্য করে উদাহরণস্বরূপ, টেক্সট স্প্লিট, হোয়াইটস্পেস ট্রিম, ডুপ্লিকেট সেল রিমুভ, নাম্বার ফরমেটিং, ফিল্টার ভিউ, অফলাইন ওয়ার্কিং, এড অন ইত্যাদি। এগুলো সব ব্যবহার করে নিজের কাজকে আরো গোছানো, আরো সাবলীল, স্পষ্ট করে তুলতে পারেন সহজেই। কোনো লেখা নিজেও বুঝতে পারবেন না, এমন প্যাটার্নে না লেখাই ভালো। যতটা সহজ কথায়, যতটা পরিষ্কার করে লিখবেন নিজের কাজে ততটা উৎসাহ পাবেন।
গুগল শিটের সর্বশেষতম আপডেটগুলো আপনার ডেটাকে পরিচ্ছন্ন এবং সুন্দর দেখাতে সাহায্য করে; image source: leadcommerce.com
২.ছবি সংযোজন
যদি আপনি আপনার ক্লায়েন্ট বা গ্রাহকদের সাথে শেয়ার করার জন্য স্প্রেডশিট তৈরি করে থাকেন, গুগল শিটস সম্প্রতি একটি আপডেট করেছে এড ইমেজ- যা ব্যবহার করে আপনার কোম্পানির লোগো বা ম্যাসেজ এরকম ছবি শিটে উল্লেখ করে আর্কষণীয় করে তুলতে পারেন। আপনি ছবিটি একটি সেলের মধ্যে সাজাতে পারেন বা কয়েকটি সেল জুড়ে বসাতে পারেন যাতে ছবিটি পুরোপুরি ফুটে ওঠে এবং চমৎকারও দেখায়।
৩.চার্টসহ ডেটা নিবন্ধন
অনেক তথ্য সমৃদ্ধ স্প্রেডশিটগুলোর জন্য, চার্টের ব্যবহার আপনার কাজ পড়তে ও বুঝতে সুবিধা করতে পারে। গুগল শিট আপনাকে এজন্য দিচ্ছে ২০ ধরণের চার্টের সুবিধা। যেমন, আপনি এই মাসের সেলস ফলাফল প্রদর্শন করতে একটি লাইন গ্রাফ তৈরি করতে পারেন বা কোনও টিমের সাথে আপনি যে প্রকল্পে কাজ করছেন তার সময়সূচি নির্ধারণের জন্য একটি টাইমলাইন বানিয়ে একসাথে রাখতে পারেন। এরকম অনেক কাজ গুগল স্প্রেডশিটে করা যায়।
চার্টের ব্যবহার আপনার কাজ পড়তে ও বুঝতে সুবিধা করতে পারে; image source: i1.wp.com
৪.সহজ আপডেটের জন্য গুগলডক্স সিঙ্ক আপ
হয়তো আপনি একটি গুগল স্লাইড উপস্থাপনা তৈরি করতে চান বা গুগল ডক্সে ফাইল আপডেট করতে চান, এখনই সেগুলো আপনার স্প্রেডশিটের সংযুক্ত করুন। এবার কোনো চার্ট বা টেবিলটিকে আপনার সিঙ্ক আপ করা গুগল স্প্রেডশিটে লিঙ্ক করেন তাহলে আপনি সেই স্লাইড বা ডক্সে সেগুলো যুক্ত হয়ে যাবে। আবার আপনি যখন শিটগুলোতে কোনো কিছু পরিবর্তন করেন, তা অবিলম্বে স্লাইড বা ডক্সে আপডেট করা হয়ে যাবে, আপনাকে নতুন ডেটা অনুলিপি করা বা সম্পূর্ণ নতুন গ্রাফ তৈরি করা থেকে বাঁচাবে।
সহজ আপডেটের জন্যই আছে সিঙ্ক আপ; image source: 9to5google.com
৫. সুবিধাজনক নাম্বার প্যাটার্ন প্রদর্শন করুন
সময়, সংখ্যা, তারিখে কাস্টম বিন্যাস গুগল স্প্রেডশিটের একটি অন্যতম সংযোজন। এটি অত্যন্ত সহজে ব্যবহারযোগ্য। মূলত আপনার পছন্দের কোনো ফরমেটে সংখ্যা প্রদর্শন করে। উদাহরণস্বরূপ, আপনার কাজের দিনের হিসাব (তারিখ,মাস,বছর) কথায় কিংবা সংখ্যায় কিংবা দুটোর মিশ্রণে সাজাতে পারেন। এছাড়া সময় নির্দেশও নিজের মতো সাজাতে পারেন। এখন আর শুধু সাংখ্যিক হিসেব দেখিয়ে বিভ্রান্ত আর বিশৃঙ্খলা না করে নিজের সুবিধামত কাজ করা যাবে।
বিভ্রান্ত আর বিশৃঙ্খলা না করে নিজের সুবিধামত কাজ করা যাবে স্প্রেডশিটে; image source: bennydesk.com
৬.কী-ডেটা পয়েন্ট চিহ্নিত করতে কন্ডিশনাল ফরমেটিং
কন্ডিশনার ফরমেটিং আপনার ডেটাতে নির্দিষ্ট নিদর্শনাগুলো হাইলাইট করার জন্য কাজ করে। এই ফাংশনটি কোনও সেলের টেক্সট আকার, রঙ বা কোনো সেলের ব্যাকগ্রাউন্ডের রঙ পরিবর্তনের কাজও করে।
৭.ব্যবহারকারীর অ্যাক্সেস সীমাবদ্ধ করা
আপনি সম্ভবত এর আগে একটি গুগল শীটে কাজ ভাগ করে নিয়েছেন, তবে আপনি কি জানেন যে আপনি নির্দিষ্ট ব্যক্তির সাথে শেয়ার করে তার কার্যক্রমে সীমাবদ্ধতা আনতে পারেন? হয়তো সে ডেটার পরিবর্তন বা পরিশোধন করতে পারবেনা কিন্তু দেখতে পারবে। এমনকি তার স্প্রেডশিটে কতক্ষণ অ্যাক্সেস থাকতে পারে এমন সময়সীমাও নির্ধারণ করা যায়। আপনি যখন আপনার কোম্পানির বাইরের কারো সাথে কোনো প্রকল্পে সহযোগিতা নিচ্ছেন বা আপনি কোম্পানির সংবেদনশীল তথ্য শেয়ার করছেন তখন আপনি নিশ্চয়ই চান না যে কোম্পানির বাইরের ব্যক্তিটি অনির্দিষ্টকালের জন্য আপনাদের কাজের উপর নজর রাখতে সক্ষম হোক।
৮.ইমেইল নোটিফিকেশন ব্যবস্থা
আপনার স্প্রেডশিটের ক্রিয়াকলাপের উপর নজর রাখতে, এবং কেউ যখন আপনার স্প্রেডশিটে কোনো পরিবর্তন করে তা জানতে ইমেইলের মাধ্যমে সতর্কতা নোটিফিকেশন চালু করুন। গুগল শিট আপনাকে সিদ্ধান্ত নিতে দেয় যে আপনি প্রতিটি পরিবর্তনের জন্য তাৎক্ষণিক ইমেল চাইছেন নাকি পরিবর্তনের দৈনিক আপডেটগুলো চাইছেন। এভাবে অফিসের টিম লিডার টিমের অন্য সদস্যদের কাজের অগ্রগতি নিয়ে সর্বক্ষণ আপডেটেড থাকতে পারবে।
সতর্কতা নোটিফিকেশন চালু করে কাজের খোঁজ নিন; image source: derdack.com
৯.নির্দিষ্ট লোকগুলোকে নির্দিষ্ট কাজে দ্রুত বরাদ্দ
আপনি স্প্রেডশিটটি শেয়ার করেছেন এমন কাউকে যদি স্প্রেডশিটে কোনো কাজে নির্ধারণ করতে চান তবে আপনি কোনো সেলে কোনো কাজের পাশে তাদের ইমেইল সংযুক্ত করতে পারেন অথবা তাদের নাম লিখেই ট্যাগ করতে পারেন। আপনার সহযোগীটিকে তখন কাজ সম্পর্কে ইমেইল পাঠানো হবে। যখন তারা শেয়ারকৃত ডেটাবেজটি খুলবে, তারা ডকুমেন্টের উপরের ডান দিকের কোণায় তাদের অর্পিত কাজের আইটেমও দেখতে পাবে এবং তারা সহজেই কাজ সম্পাদন করে তা চিহ্নিত করতে পারে। এখন থেকে আর কর্মীদের বার বার জিজ্ঞাসাবাদ করা লাগবে না। সরাসরি তাদের ডকুমেন্টে গিয়ে তাদের কার্যাবলি লক্ষ্য করা যাবে।
১০.দীর্ঘ ডেটাশিটের জন্য ফিল্টারিং
ফিল্টার ভিউ আপনাকে কোনো নির্দিষ্ট উদ্দেশ্যে আপনার প্রয়োজনীয় ডেটা দেখতে দেয়। আপনি অফিসের বাজেট থেকে কেবল আপনার টিমের অংশটিই দেখতে চান। এজন্য সমস্ত সারি এবং কলামগুলোতে চিরুনি অভিযান চালানোর চেয়ে সহজ ডেটা আগে থেকেই ফিল্টার করে রাখা, এবং স্প্রেডশিট পরিবর্তন না করেই আপনার প্রয়োজনীয় তথ্যগুলো বের করে আনা।
ফিল্টার ভিউ আপনাকে কোনো নির্দিষ্ট উদ্দেশ্যে আপনার প্রয়োজনীয় ডেটা দেখতে দেয়; image source: blog.sheetgo.com
১১.পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলোতে ম্যাক্রো ব্যবহার
ম্যাক্রো, গুগল শিটের নতুন সংযোজন, যা আপনার ক্রিয়াকলাপ রেকর্ড করার অনুমতি দিয়ে গণনার গতি বাড়িয়ে দেয় এবং তারপরে একটি ক্লিক বা কীবোর্ড শর্টকাট দিয়ে এগুলো চালায়। ফলে আপনি যদি কোনও সোশ্যাল মিডিয়া পরিচালক হন, আপনি ম্যাক্রোর সাহায্যে আপনার পেইজের প্রতি সপ্তাহে বেশিরভাগ শেয়ারকৃত বা সর্বাধিক মন্তব্যকৃত পোস্টগুলো দ্রুত সাজানোর জন্য কীবোর্ডে কয়েকটি বাটন চাপলেই কাজ হয়ে যাবে।
১২.প্রি মেইড টেম্পলেট
গুগল স্প্রেডশিট এর টেম্পলেট; image source: accountinginvoice.co
আপনার গুগল শিট হোমপেজের সেটিংস “টেমপ্লেট গ্যালারী” নির্বাচন করে আপনি দেখতে পাবেন ব্যয়ের প্রতিবেদন, চালান, সময়সূচি, ড্যাশবোর্ড এবং আরও অনেক কিছুর জন্য প্রি মেইড টেম্পলেট মডেল পাওয়া যায় যেখান থেকে আপনি পছন্দ অনুযায়ী বেছে কাজ করতে পারবেন। আর আপনার নিজের স্প্রেডশিটটি নতুন করে তৈরি করতে হবে না।
উপরের সবগুলো কৌশল থেকে আজই কাজ শুরু করুন আরও গুছিয়ে এবং নিখুঁতভাবে।
Featured image source: cruzandco.com.au