কিভাবে সামলাবেন সে অফিস যে অফিস কখনো ঘুমায় না!
বর্তমান ব্যস্ত দুনিয়াতে রয়েছে এমন কিছু অফিস যার কর্মীরা ছড়িয়ে আছেন সমগ্র বিশ্বে! এটা অবশ্যই বিশ্বব্যাপি কাস্টমারদের জন্য বিশেষ একটা সুবিধা। কিন্তু সেই অফিস সামলানো? কাজটা মোটেও ততটা সহজ নয়! ভার্চুয়াল প্রতিষ্ঠানগুলোকে ঘড়ির কাটার সাথে তাল মিলিয়ে চলতে রীতিমত ঘাম ঝরাতে হয়!
তবে জেনে রাখুন পাঁচটা উপায়, যা আপনার অফিসের পরিবেশকে করে তুল্বে প্রাণবন্ত এবং আপনার সহকর্মীও কাজে উৎসাহ পাবেন।
১) Set schedules – and stick to them.
প্রাতিষ্ঠানিক সফলতায় টিমওয়ার্ক অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। কিন্তু যদি আপনার টিম সমগ্র পৃথিবীতে ছড়িয়ে থাকে? বিষয়টা সেক্ষেত্রে অনেকবেশি বিপত্তির।যোগাযোগ এবং সুপরিকল্পিত সিডিউল এ সমস্যা খুব সহজেই সমাধান করতে সক্ষম। ইমেইলের মাধ্যমে যেকোন প্রয়োজনে টিম সদস্যদের পারস্পরিক আলোচনার প্রেক্ষিতে একটা সুবিধাজনক টাইম সিডিউল প্রণয়ন করেত পারেন যা সবার জন্যই সুবিধার।
২) ইমেইল ত্যাগ করুন!:
যদিও ইমেইল বর্তমান যুগের অনেক বেশি দরকারি একটা মাধ্যম, কিন্তু ভার্চুয়াল প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে গল্পটা ভিন্ন। কারণ ইমেইলে প্রয়োজনীয় কর্মপরিকল্পনা খুব শীঘ্রই আড়ালে চাপা পড়ে যায়। তাই ইমেইলের চেয়ে বরং Podio এর মত প্রকল্প বাস্তবায়নকারী পদ্ধতি ব্যবহার করলে সেটা অধিকতর ফলপ্রসু হবে।
৩) সারাদিনব্যাপী ইমেইলিং পরিহার করুন:
প্রাথমিক যোগাযোগের জন্য যদি আপনাকে ইমেইলের ওপর নির্ভর করতেই হয়, তাহলে কিছু ‘ নিষেধাজ্ঞা’ মেনে চলুন। আপনি যত সময় ধরেই কাজ করুন না কেন, ইমেইল যেন গ্রহণকারীর সুবিধাজনক সময়ে প্রেরণ করতে পারেন, সেদিকটা খেয়াল রাখুন যাতে করে গুরুত্বপূর্ণ কর্মপরিকল্পনা আড়ালে চাপা না পড়ে। ‘ Boomerang ‘ ( একটা জিমেইল এ্যাপ) গ্রহণকারীর কর্মসময়ে আপনার মেইল পৌছাতে সাহায্য করবে।
৪) মিটিংয়ে সময়নিষ্ঠ হোন:
টিম মিটিং অনেক গুরুত্ব বহন করে, কিন্তু সময় পরিকল্পনা মোটেও সহজ না! সারা পৃথিবীর বিভিন্ন সময় অঞ্চলে থাকা কর্মীদের সবার সুবিধাজনক সময়ে মিটিং নির্ধারণ করা কার্যত অসম্ভব! তাই সবার প্রতি সম্মান প্রদর্শন করে বিভিন্ন সময়ে মিটিংগুলোর সিডিউল প্রস্তুত করুন ঘুরিয়ে ফিরিয়ে কারণ আপনার সেরাসময় অন্যের ক্ষেত্রে হতে পারে জঘণ্য সময়!
৫) সাক্ষাৎ করুন:
ভার্চুয়ালি যতই আপনাদের সখ্যতা,যোগাযোগ থাকুক না কেন, সশরীরে সাক্ষাতের একটা আলাদা গুরুত্ব আছে। সেই সাক্ষাতে যেমন আপনারা মজবুত করতে পারবেন নিজেদের মধ্যকার বন্ধন, সেই সাথে রুটিন ওয়ার্ক থেকে ছুটি নিয়ে কিছুটা সময় উপভোগ করতে পারবেন একে অপরের সাথে।
মোটকথা,ভার্চুয়াল প্রতিষ্ঠান চালাতে আপনাকে ২৪/৭ এ অভ্যস্থ হবার কোন দরকার নেই, বরং এমন একটি কার্যকর পরিকল্পনা দরকার যা সবাইকে খুশি রাখবে এবং মাঝরাতে আপনাকে
দেবে শান্তির নিদ্রা!